내용증명은 분쟁이나 계약 문제 발생 시 자신의 의사를 공식적으로 전달하는 가장 확실한 방법입니다. 단순히 편지를 보내는 것처럼 보이지만, 형식과 절차를 지켜야 법적 효력을 갖습니다. 최근에는 온라인으로도 간편하게 접수가 가능해 활용 범위가 넓어졌습니다.

내용증명 작성법부터 우체국 접수까지 단계별 안내

내용증명이란 무엇인지 알아두기

내용증명은 발송인이 어떤 내용의 문서를 언제 보냈는지를 우체국이 공적으로 증명해주는 제도입니다. 주로 계약 해지 통보, 채권 회수, 손해배상 요구 등 분쟁 예방 목적에 활용됩니다. 단순 경고나 통보의 역할이지만, 법적 근거를 남길 수 있다는 점에서 중요한 절차로 인식됩니다.

내용증명 작성 시 꼭 지켜야 할 형식

문서는 자유 형식이지만, 수신인·발신인·발송 날짜를 반드시 명시해야 합니다. 문장은 감정적 표현보다 사실 위주로 간결하게 작성하는 것이 좋습니다. 예를 들어 “계약 위반으로 인한 해지 통보”처럼 제목을 넣고, 관련 일자와 금액, 근거 조항을 구체적으로 적으면 신뢰도가 높아집니다.

작성 시 유의할 문체와 구성

내용증명은 증거 문서이기 때문에 반말, 비속어, 추측성 표현은 피해야 합니다. 첫 문단에서는 발송 목적을 밝히고, 중간에는 사실관계를 정리하며, 마지막에는 요구사항을 명확히 적는 3단 구성으로 정리하면 깔끔합니다. 첨부 자료가 있다면 목록 형태로 명시하는 것도 좋습니다.

우체국 방문 접수 절차

작성한 문서 원본과 동일한 사본 두 부를 함께 준비해야 합니다. 우체국 창구에서 ‘내용증명 우편’ 접수 신청서를 작성한 뒤, 담당 직원이 확인하면 원본 1부는 수신자에게, 사본 1부는 우체국에, 나머지 1부는 본인이 보관하게 됩니다. 수수료는 문서 분량에 따라 다르지만 보통 3천~5천 원대입니다.

온라인 내용증명 이용 방법

우체국 홈페이지(www.epost.go.kr)에서 ‘전자내용증명’ 서비스를 이용하면 집에서도 접수가 가능합니다. 공인인증서 또는 공동인증서로 로그인 후 양식을 작성하면 되며, 첨부 파일 업로드도 지원됩니다. 전자문서 형태로 발송되며, 우체국 보관 및 열람 기간은 일반 우편과 동일하게 3년입니다.

내용증명 발송 후 확인해야 할 점

발송 후에는 우체국에서 제공하는 ‘등기번호’로 배송 여부를 조회할 수 있습니다. 상대방이 수령을 거부하더라도 우체국 기록에 남기 때문에 발송 사실 자체로 효력이 인정됩니다. 분쟁 가능성이 있는 경우, 문서 사본과 영수증을 반드시 보관해 두는 것이 좋습니다.

쿠팡파트너스활동으로 일정수익을 제공받습니다.